Hjelp for fasilitatorer

Kom i gang som kundeadmin

Fra fase 6 administrerer kundene sine egne prosjekter. Er dette deg, starter alt her — trenger du tilgang, ber du den som inviterte deg, eller Wisteria på hei@plenumai.app.

1. 1

   Logg inn med e-postlenke

   Gå til /admin/login og skriv inn e-postadressen din. Du får en innloggingslenke som virker én gang og i 15 minutter — ingen passord å huske eller miste. Lenken kommer fra hei@plenumai.app; sjekk søppelpost første gang.

2. 2

   Opprett det første prosjektet fra en mal

   Malene (innovasjonsdag, strategisamling, styreseminar, produktworkshop) bestemmer hvilke leveranser gruppene kan lage og hvordan AI-en instrueres. Alt kan endres etterpå under «Output-typer og prompter». Er du usikker, velg innovasjonsdag — det er oppsettet resten av denne siden beskriver.

3. 3

   Eller lek deg først med demo-oppsettet

   «Kopier fra demo» gir deg et øvingsprosjekt med samme oppsett som den offentlige demoen på /demo — uten ekte data. Bli med i en gruppe selv, last opp en fil, lag en leveranse. Ti minutter her sparer deg for famling på dagen.

4. 4

   Inviter flere administratorer

   Under «Brukere» på kundesiden inviterer du kolleger. De ser og styrer alt hos din virksomhet — og ingenting hos noen annen. Slutter noen, bruker du «Deaktiver»: da er de ute umiddelbart, på alle enheter.

5. 5

   Velg deltakertilgang per prosjekt

   Samlingsmodus er standard: deltakerne blir med med gruppekode eller QR på sekunder, og oppgir bare fornavnet sitt — det gir navn på bidragene uten kontoer. Kontinuerlig modus (for innovasjonsløp over måneder) forvalter en deltakerliste med personlig pålogging; selve påloggingen åpner i en senere fase.

Før samlingen

Det du legger inn her, er det AI-en har å jobbe med. En time brukt på grunnlaget er den timen som betyr mest.

1. 1

   Legg inn felles grunnlag

   Alt gruppene skal jobbe ut fra: markedsanalyse, nøkkeltall, strategidokument, designmanual og en kort tekst om målsettingen for dagen. Fem til ti filer er nok. Kvalitet slår mengde — et 200-siders vedlegg ingen har lest, drar resultatet ned.

2. 2

   Skriv målsettingen som en fil

   En halv side som sier hva dere skal sitte igjen med, hvem det er for, og hva som er utenfor rammen. Dette er det enkeltdokumentet som mest merkbart løfter det som genereres.

3. 3

   Sett opp grupper og koder

   Gi gruppene navn som betyr noe for deltakerne («Unge kunder», ikke «Gruppe 3») og hver sin farge — fargene går igjen på fellesskjermen. Kodene lages automatisk og inneholder aldri tegn som kan forveksles.

4. 4

   Skriv ut QR-ark og romguide

   Ett ark per gruppebord. QR-arket har koden og en QR-kode; romguiden har i tillegg de fem stegene en deltaker trenger. Kontroller at adressen på arket sier plenumai.app før du skriver ut.

5. 5

   Velg språk og oppdateringstakt

   Prosjektspråket styrer både grensesnittet, transkriberingen og språket i det som lages. Fellesskjermen oppdaterer seg som standard hvert kvarter — sett den til «kun manuelt» hvis du heller vil styre den selv.

Oppsett i rommet

Gjør dette mens rommet er tomt, ikke mens tjue mennesker venter.

1. 1

   Fellesskjermen på TV-en

   Åpne skjerm-adressen fra admin på TV-en og les den fra bakerste rad. Går det ikke, sitt nærmere eller bruk færre grupper per skjerm. Adressen inneholder ingen koder, så den er trygg å ha oppe hele dagen.

2. 2

   Én opptaksenhet per bord

   En telefon midt på bordet er nok, og bedre enn to. To enheter i samme gruppe tar opp hver for seg og gir dobbel tekst. Sett skjermlåsen til aldri, eller la telefonen ligge på lading.

3. 3

   Test nettet med flere telefoner samtidig

   Gjestenettet er den vanligste flaskehalsen på slike dager. Koble til fem telefoner og last arbeidsflaten på alle samtidig før deltakerne kommer.

4. 4

   Si det høyt før dere starter

   At samtalen transkriberes når opptaket er på, at lyden ikke lagres, og at den som ikke vil bli tatt opp kan bruke notatfeltet. Det tar tjue sekunder og fjerner all usikkerhet i rommet.

På dagen

1. 1

   Start opptaket sammen med gruppene

   Gå en runde og se på banneret på hvert bord. Rødt betyr at det som sies blir til tekst. Gult betyr et midlertidig brudd. Grått betyr at ingen har trykket start — det er det vanligste avviket kl. 10:05.

2. 2

   Minn dem på notatfeltet

   Transkribering tar hovedinnholdet, men ikke ordrett. En beslutning skrevet i notatfeltet veier tyngre enn den samme beslutningen sagt høyt.

3. 3

   Oppdater fellesskjermen før hver plenumsrunde

   «Oppdater skjermen nå» i admin. Da står bildet ferskt når dere samles, i stedet for å oppdatere seg midt i at noen presenterer.

4. 4

   La gruppene generere flere ganger

   Første versjon er sjelden den beste. Ingenting overskrives — hver kjøring blir en ny versjon med tidspunkt, og gruppen kan sammenligne.

5. 5

   Bruk nødbryterne hvis noe henger

   «Pause AI-generering» og «Pause transkribering» i admin. Gruppene får beskjed i grensesnittet, og resten av verktøyet virker som før. Dagen kan gjennomføres på notater og filer alene.

Etter samlingen

1. 1

   Last ned alt

   Admin → Innstillinger → «Last ned alt». Du får en ZIP med filene, notatene, transkriptene, alle leveransene og en hendelseslogg, i samme mappestruktur som dere jobbet i. HTML-leveransene virker uten internett.

2. 2

   Overlever og avtal slettefrist

   Bli enig med kunden om når materialet skal bort. Standard oppbevaringstid er 90 dager, og den kan settes per prosjekt.

3. 3

   Anonymiser eller slett

   Anonymisering fjerner transkript, notater og opplastede filer, men beholder leveransene. Admin viser nøyaktig hva som forsvinner før du trykker. Merk at en ferdig leveranse kan sitere det som ble sagt — skal alt bort, må prosjektet slettes.

Feilsøking

De vanligste problemene, i den rekkefølgen de pleier å dukke opp.