Manual for administratorer

Roller og nivåer

Som administrator setter du opp samlingene i Plenum, følger gruppene underveis og henter ut resultatene etterpå. Deltakerne trenger ingen konto. De bruker bare en gruppekode eller en QR-kode.

Manualen har to nivåer:

• Kort oversikt (denne delen og de tre neste): hvordan Plenum er bygd opp, hvordan du logger inn og finner fram, og gangen i en samling. Les denne først.
• Detaljert manual (fra «Kundesiden» og ut): hver side og fane forklart, og feilsøking til slutt. Bruk den som oppslagsverk.

Det finnes to administratorroller:

Hjelp for selve gjennomføringen av dagen finnes også i hjelpen for fasilitatorer.

Byggeklossene

Alt i Plenum hører til et prosjekt, og hvert prosjekt hører til én kunde. Ingenting deles mellom kunder.

Gruppene samler materiale gjennom opptak, notater og egne filer. AI-en lager leveranser, live-skjermen og canvas av gruppenes materiale, det felles grunnlaget og malens prompter.

Innlogging og navigasjon

Du logger inn på plenumai.app/admin/login med e-postadressen din. Det finnes ikke passord. Lagre adressen som bokmerke. Fra forsiden kommer du dit med lenken «Er du arrangør? Logg inn som admin» under feltet for gruppekode.

Slik logger du inn

1. Gå til plenumai.app/admin/login og skriv inn e-postadressen du ble invitert med.
2. Trykk «Send innloggingslenke». Lenken kommer fra hei@plenumai.app.
3. Åpne lenken og trykk «Logg inn» innen 15 minutter. Den virker én gang.
4. Du kommer rett til kundesiden for din virksomhet.

Innloggingen varer i 12 timer i nettleseren du brukte. Etter det, eller på en annen maskin, ber du om en ny lenke. Du kan be om høyst tre lenker per kvarter.

Finner du ikke e-posten, se i søppelpost. Hos virksomheter med strenge e-postfiltre kan den ligge i en karantene som bare IT-avdelingen ser. Be dem slippe gjennom avsenderen hei@plenumai.app.

Slik finner du fram

Tips: åpne grupper i et privat vindu. Når du åpner en gruppe, blir hele nettleseren medlem av gruppen i tre dager. Forsiden sender deg da rett inn i gruppen, og det finnes ikke alltid en knapp tilbake til admin. Kopier gruppelenken og lim den inn i et privat vindu (inkognito). Da forblir admin-vinduet ditt rent. Har det allerede skjedd, skriver du plenumai.app/admin i adressefeltet.

En samling fra start til slutt

Det viktigste arbeidet gjøres før dagen: grunnlaget du laster opp, er det AI-en har å jobbe med.

Før samlingen

1. Opprett et prosjekt fra en mal på kundesiden. Er du usikker, velg innovasjonsdag. Vil du øve først, bruk «Kopier fra demo».
2. Last opp felles grunnlag: analyser, nøkkeltall, strategi og en halv side om målet for dagen. Fem til ti filer er nok.
3. Gi gruppene navn og farger som betyr noe for deltakerne.
4. Velg enkel eller avansert modus for gruppesiden.
5. Skriv ut QR-ark og romguide, ett ark per bord.
6. Test selv: åpne en gruppe i et privat vindu, ta opp litt og lag en leveranse.

På dagen

1. Åpne live-skjermen på TV-en og én opptaksmaskin per bord.
2. Deltakerne skanner QR-koden eller skriver koden på plenumai.app.
3. Følg med under «Grupper og koder» hvert 15.–20. minutt. Last siden på nytt for å se fersk status. Hver gruppe skal stå «Tar opp» med økende minutter.
4. Trykk «Oppdater skjermen nå» før hver plenumsrunde.
5. Henger noe, bruk nødbryterne under «Innstillinger».

Etter samlingen

1. Lag en samlet leveranse for alle gruppene under «Output», eller fyll ut canvas fra opptakene.
2. Last ned alt som én ZIP under «Innstillinger» → «Eksport». Canvas lastes ned for seg under «Canvas».
3. Anonymiser eller slett prosjektet når materialet ikke lenger trengs. Ellers anonymiseres det automatisk når lagringstiden er ute: råmaterialet fjernes, leveransene blir liggende.

Kundesiden

Kundesiden er startsiden din etter innlogging. Her ligger prosjektene, designprofilen, administratorene og personvernvalgene for hele virksomheten.

Prosjekter

Et prosjekt er én samling eller ett innovasjonsløp. Listen viser dato, språk og status, og «Åpne» tar deg til prosjektsiden. Nederst står samlet AI-forbruk for kunden, med detaljer per prosjekt under fanen «Kostnad».

Nytt prosjekt lager du med skjemaet under listen:

Har kunden ingen prosjekter, viser siden «Kom i gang» med to valg: første prosjekt fra mal, eller «Kopier fra demo». Demokopien er et øvingsprosjekt med samme oppsett som den offentlige demoen, uten ekte data.

Designprofil

Farger, fonter, hjørner, logotekst og en stilguide til AI-en. Profilen brukes på deltakernes sider og som retning for hvordan leveransene ser ut. Du kan laste inn et ferdig tema og justere derfra.

Brukere

Her inviterer du flere administratorer. De får en e-post og logger inn med e-postlenke. Alle kundeadministratorer ser og styrer alt hos virksomheten, og ingenting hos andre kunder.

Personvern

«Anonymiser alle prosjekter» fjerner råmaterialet i alle aktive prosjekter hos kunden: transkript, notater, opplastede filer, ekstra styring, detaljer i loggen og deltakerlister. Leveransene, live-oppsummeringene, gruppenavn og statistikk blir liggende. Du må skrive et bekreftelsesord, og det kan ikke angres.

Skal hele kunden slettes, kontakter du Wisteria på hei@plenumai.app. Det kan bare superadmin gjøre.

Prosjektsiden

Prosjektsiden har sju faner og to utskrifter. Øverst står dato, språk, status og mal, og et varsel hvis AI eller transkribering er pauset.

Utskrifter (knapper øverst til høyre)

• QR-ark: én QR-kode og kode per gruppe. Sjekk at adressen på arket er plenumai.app før du skriver ut.
• Romguide: ett A4-ark per gruppe med QR, kode og de fem stegene en deltaker trenger.

Grupper og koder

Her følger du gruppene på dagen.

• Hver gruppe har navn, farge, kode, QR og lenke. Kodene inneholder aldri 0, O, 1, I eller L.
• Opptaksstatus: «Tar opp · NN min», «Pauset», «Pauset (ingen kontakt)» eller «Ikke i opptak». «Ingen kontakt» betyr at maskinen ikke har gitt lyd fra seg på over halvannet minutt, ofte lukket fane eller dvale.
• Visning: velg enkel eller avansert modus for gruppen, eller la den følge prosjektets standard. Siden bytter av seg selv innen et halvt minutt.
• Transkript: last ned som tekst eller Markdown. Lyden lagres ikke.
• Ny kode: den gamle slutter å virke, og deltakerne må bli med på nytt.
• Slett gruppe: sletter gruppens notater, transkript, opptaksøkter og canvas. Gruppens filer og leveranser blir liggende i prosjektet, men uten tilknytning til gruppen. Slett filene under «Felles grunnlag» først hvis de skal bort.
• Legg til gruppe: navn og eventuelt farge.

Felles grunnlag

Filer som alle gruppene ser og AI-en bruker: analyser, designmanual, tall, eksisterende ideer og målsetting. Her ser du også hver gruppes egne filer (input), gruppenes leveranser (output) og samlet output. Du kan forhåndsvise, laste ned og slette.

Output

Alle leveranser gruppene har laget, og jobbkøen. Her lager du også samlet output: én leveranse bygd på alle gruppers filer, notater og transkript. Du kan gi ekstra styring i et tekstfelt. Feiler en jobb, prøves den på nytt automatisk noen ganger.

Output-typer og prompter

Knappene deltakerne ser under «Lag noe av materialet», og hvordan AI-en instrueres.

• Modeller: en kraftig modell til leveranser og syntese, en rask modell til oppsummeringer og bildebeskrivelser.
• Output-typer: navn og beskrivelse på norsk og engelsk, ikon, modell (Kraftig/Rask), innsats, maks output-tokens og prompt. Fjern haken «Aktiv» for å skjule en type uten å slette den. Nye typer legges til under «Legg til ny output-type», og «Slett denne typen ved lagring» fjerner en type for godt.
• Systemprompter: felles instruks for all generering, tillegg for samlet output, live-skjermen, oppsummeringer og bildebeskrivelser.
• Tilbakestill til standardoppsett erstatter output-typer, prompter og modeller med standardoppsettet. Av/på for canvas og innstillingene for enkel modus beholdes.

Bruk samme innsats på alle typene. Ulik innsats koster mer, fordi materialet ikke kan gjenbrukes mellom kallene.

Innstillinger

Deltakertilgang: «Samlingsmodus» er gruppekode og QR uten konto, og er det som brukes i dag. «Kontinuerlig» er for løp over tid med personlig pålogging. Inntil den påloggingen er åpnet, virker ikke gruppekodene i et kontinuerlig prosjekt.

Hendelseslogg

Hvem eller hvilken gruppe gjorde hva og når. Viser de siste 500 hendelsene og følger med i eksporten.

Kostnad

Antall AI-jobber, tokens og estimert kostnad i kroner, regnet fra listepris. Den faktiske fakturaen kommer fra leverandøren. Transkribering faktureres separat per lydtime.

Det deltakerne ser

Deltakerne trenger ingen konto. De skanner QR-koden eller skriver gruppekoden på plenumai.app, og oppgir eventuelt fornavnet sitt. Innloggingen i gruppen varer i tre dager på den enheten.

Enkel modus

Gruppesiden er én stor opptaksknapp med «Start opptak», «Pause», «Fortsett» og «Avslutt økt», og en måler for mikrofonnivå. Den passer når gruppene jobber med penn og papir og maskinen på bordet bare tar opp. Under knappen står en datamerknad du kan endre under «Innstillinger».

Avansert modus

Hele arbeidsflaten på én side, ovenfra og ned:

Opptaket sendes rett fra enheten til Azure AI Speech i Norge. Lyden lagres ikke, bare teksten. Bare én enhet per gruppe bør ta opp. To enheter med samme kode gir dobbel tekst.

Live-skjermen

En fellesskjerm for TV-en i rommet. Den viser felles tråder og spenninger på tvers av gruppene, antall leveranser og beslutninger per gruppe, og canvas-status hvis canvas er på. Adressen finner du under «Innstillinger». Den inneholder ingen gruppekoder og er trygg å ha oppe hele dagen.

Skjermen oppdaterer seg selv med fast intervall så lenge noen ser på den, som standard hvert kvarter (du kan velge 5, 15 eller 30 minutter), eller bare når du trykker «Oppdater skjermen nå». Mens AI-en er pauset, oppdateres den ikke.

Canvas

En struktur for arbeidet, for eksempel Business Model Canvas eller Value Proposition Canvas. AI-en foreslår innhold fortløpende fra det gruppen sier, skriver og laster opp, og gruppen bekrefter selv hva som blir stående. Canvas er av som standard.

Etter samlingen kan du bruke «Fyll ut canvas fra opptak» under «Innstillinger». Da fylles canvaset for hver valgt gruppe ut fra hele transkriptet, notatene og filene. Det gruppene allerede har bekreftet, blir liggende.

Feilsøking

For driftsråd til selve dagen, se hjelpen for fasilitatorer. Spørsmål kan sendes til hei@plenumai.app.